Já pensaram em como organizar o correio eletrônico de uma empresa com uns 1.000 usuários?

Bem, eu e alguns colegas já passamos por essa experiência de ter de pensar não em 1.000, mas em 12.000 usuários. Então porque não ajudar quem ainda não passou por isso? Abaixo listo algumas regras básicas e óbvias, mas que inicialmente ninguém documenta.

1ª Regra: o nome do domínio SMTP deve ter o nome da empresa. Esse nome segue a regra do ICANN de registro de nome internet, então na hora de fazer o registro do seu nome internet não se esqueça do registro MX.

Esse nome deve aparecer em todos os e-mails.

  • contato@empresa.com.br
  • joao.silva@empresa.com.br
  • faleconosco@empresa.com.br

No caso de campanhas de marketing é interessante que o endereço de e-mail contenha o nome da empresa para ajudar na associação da marca. Há empresas que não adotam essa politica, mas fica aqui uma ideia interessante que eu particularmente aprecio. Então eu formaria algo como empresa@campanha1.com.br.

2ª Regra: é a questão dos nomes das caixas postais, que ficam antes do @. A regra geral é primeironome.sobrenome@empresa.com.br.

Exceções:

  1. Quando o sobrenome é Junior, Jr, Neto, Filho ou Sobrinho, por exemplo, usa-se o sobrenome imediatamente anterior. Ficaria assim o caso de Jose Souza Neto: souza@empresa.com.br
  2. Nos casos de nome composto, como Ana Cláudia Pereira, podemos ter algo como ana-claudia.pereira@empresa.com.br.
  3. No caso de nomes repetidos na lista global de endereços do correio eletrônico, podemos utilizar um sufixo diferenciador como um número, como por exemplosouza1@empresa.com.br para o segundo José Souza que for cadastrado no correio eletrônico.

3ª Regra: para o caso de e-mails gerais ou de áreas de negócio específicas. Já precisei de nomes assim para diferenciar empresas de um grupo com grande diversidade de operações. Nesse caso é interessante pensar em manter o @empresa.com.br, e juntamente com a área de marketing estabelecer os melhores nomes e aliases para essas contas. Afinal, a maioria deles fará parte de materiais de divulgação. Especificamente nesses casos é importante que exista uma pessoa responsável por essa conta ou no máximo duas.

1. E-mails das Células de Serviço

Para e-mails das Células de Serviço ou departamentos utiliza-se a abreviatura interna da área antes do @, tendo a possibilidade de utilizar o nome completo da área, caso a mesma não tenha nome composto.

  • cos@empresa.com.br
  • financeiro@empresa.com.br
  • conselho@empresa.com.br

REGRA = sigla/nome completo célula de serviço + @empresa.com.br

Os e-mails das Células de Serviço ou departamentos podem ser divididos de acordo com as regiões nas quais as mesmas estão presentes. Neste caso, utiliza-se a abreviatura interna da célula de serviço com a sigla do Estado.

  • rh-rs@empresa.com.br
  • rh-sp@empresa.com.br

Obs.: Utilizar o hífen (“-“) para separar as siglas

REGRA =sigla célula de serviço + sigla estado + @empresa.com.br

Para as células de serviço que possuem divisões em seus processos, utiliza-se o nome da divisão, analisando-se em particular cada caso.

  • Comunicação Social: imprensa@empresa.com.br
  • Financeiro: acionistas@empresa.com.br, investidores@empresa.com.br

As exceções devem ser analisadas caso a caso. Em se tratando de um e-mail para o público externo poderão ser criados e-mails especiais.

  • invest@empresa.com.br

2. E-mails de Produtos ou Marcas:

Para e-mails dos produtos ou marcas, utiliza-se o nome do produto de mercado. Nomes compostos também podem ser utilizados.

  • massas@empresa.com.br
  • adidas@empresa.com.br
  • casadepapelao@empresa.com.br

REGRA = nome do produto + @empresa.com.br

3. E-mails de Projetos Especiais

Para e-mails de Projetos Especiais, sejam internos ou externos, devem ser utilizados o nome do projeto antes do @.

  • memoria@empresa.com.br
  • aniver100anos@empresa.com.br
  • sorteioamigo@empresa.com.br

REGRA = nome do projeto + @empresa.com.br

4ª Regra: para uso de departamentos em que todos devem receber a correspondência, é recomendado o uso de listas privadas de distribuição.

Estas são algumas regras que podem ser utilizadas para organizar o correio eletrônico de uma empresa. Se você já participou de algum processo de organização tal como citei acima, por favor, complemente o artigo comentando abaixo.

Créditos: Renata Lopes, Profissionais de TI

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